Medios digitales y metaverso en las relaciones laborales. Soluciones para la empresa- (PARTE 2)
Siguiendo con los temas debatidos en el evento que celebramos el pasado mes de diciembre en el Círculo Ecuestre de Barcelona, hoy abordamos la delicada cuestión del acceso de la empresa a los medios digitales cedidos al empleado que se da con bastante frecuencia.
Los dispositivos digitales engloban el correo electrónico corporativo, los ordenadores y el teléfono móvil, entre otros, ya que, no debemos olvidar que cada vez es más frecuente que el control empresarial se realice también, a través de herramientas de control, como cámaras de videovigilancia, grabación de sonidos o sistema de geolocalización del trabajador móvil, a través de las cuales también puede producirse la vulneración de derechos fundamentales.
La primera premisa que debemos tener en cuenta es si el dispositivo es propiedad o no del empleado, puesto que este hecho va a marcar una importante diferencia.
En el caso que la empresa sea la propietaria del dispositivo, es importante analizar cada caso con sus circunstancias concretas, puesto que, éstas, van a ser las que determinarán la licitud del acceso al dispositivo por parte de la empresa. Llegados a este punto, es fundamental que la empresa posea un adecuado protocolo de uso de las nuevas tecnologías, acorde con sus características, para regular este tipo de situaciones.
La ausencia de un protocolo válido va a ocasionar que estos accesos a los dispositivos de los empleados por parte de la empresa, queden desprotegidos ante la ley, derivando en una prueba nula para acreditar un ilícito del empleado ante los tribunales de justicia. En el caso de disponer de un protocolo, va a ser éste el que nos va a determinar los límites en el acceso a los dispositivos en estas situaciones de ausencia del trabajador.
Para proceder de forma equilibrada en un terreno tan delicado como en el que nos movemos, debemos tener en cuenta, por un lado, el derecho a la intimidad, el secreto de las comunicaciones y a la protección de datos en el entorno digital del empleado, y por otro, el derecho o facultad empresarial para acceder a esos dispositivos que son propiedad de la empresa.
Los tribunales han manifestado de forma cada vez más clara, que el acceso al ordenador o al correo electrónico corporativo del trabajador, y otros dispositivos, no es un derecho ilimitado de la empresa, sino que siempre va estar supeditado al cumplimiento de una serie de requisitos que son, al menos:
- Haber advertido formal y expresamente al trabajador acerca de los límites del uso del dispositivo empresarial
- o bien, disponer de una autorización expresa de acceso por parte del trabajador.
- Y en ambos casos, el acceso debe producirse con máximo respeto y siempre superando el test de proporcionalidad, que exige que el motivo por el que accedemos sea proporcional, necesario e idóneo con el fin que buscamos.
Recordemos que, de igual modo, debemos cumplir estos requisitos en casos de incapacidad temporal, vacaciones, y despido, de los empleados.
Debemos destacar que ya se han dado supuestos de condenas penales por el acceso a correos electrónicos del empleado por delitos de descubrimientos y revelación de secretos.
Finalmente advertimos de la importancia del protocolo que regule el acceso y uso de los medios digitales de los empleados en la empresa, y que en supuestos de sospechas sobre ilícitos laborales, en los que sea necesario el acceso a los medios digitales del empleado, se actúe con la máxima prudencia, aplicando las reglas de la proporcionalidad, necesidad e idoneidad, en relación con la finalidad pretendida.